Швидко та ефективно: Як навчитися встигати все

Що таке тайм-менеджмент

Час – важлива складова будь-якої справи. Навчання, бізнес, стосунки – все вимагає часу. Якщо його не вистачає, виникають проблеми. Для того, щоб уникнути складнощів, у світі вже давно вигадали таке поняття як time management. «Батьком» терміну вважається Клаус Меллер з Данії, який в 70-ті роки винайшов блокнот-щоденник, в якому можна було планувати завдання, згодом з’явилася й однойменна компанія Time Management International. З часом термін став популярним у всьому світі для позначення систематизації завдань та управління часом.

Простим словами, тайм-менеджмент – це навичка використовувати певний набір методів управління часом для виконання конкретних завдань. Вміння планування часу дозволяє людині оптимізувати свій професійний та особистісний потенціал, у визначений період досягти своїх цілей у кар’єрі, спорті, сім’ї, бізнесі, творчості тощо. Можна сказати, що навички тайм-менеджменту допомагають здійснювати амбітні мрії людини. Тому в сучасному світі так важливо, щоб кожен знав про те, як правильно планувати свій час, бути ефективною та щасливою людиною.

Методи тайм-менеджменту

Для того, щоб щоденно та ефективно справлятися із завданнями можна використовувати найпростішу та популярну методику, яка називається SMART. Як розшифровується ця абревіатура?

S – specific - конкретна,

M – measurable - вимірювана,

A – agreed-upon - узгоджена,

R – reasonable - реалістична,

T - time-bound - обмежена в часі ціль або задача.

Згідно з цією методикою, постановка будь-якої цілі для конкретної людини чи навіть компанії, є посильною для реалізації та не потребує спеціальних навичок чи інструментів. Чим конкретніша ціль, тобто позбавлена всього вторинного та відволікаючого, тим більш здійсненною вона є. Такою схемою керування часом  часто користуються піарники та рекламісти, які постійно працюють в режимі обмеження часу. До того ж, ефективність системи виправдана десятиліттями застосування її на практиці.

Якщо ціль не відповідає методиці СМАРТ, конкретизуйте її, щоб з нею було простіше працювати далі.

Ще однією технікою тайм-менеджменту, яку часто залучають для того, щоб раціонально використовувати свій час, вважається таблиця Ейзенхауера або Матриця Ейзенхауера в плануванні. Чим особлива ця організація часу? Згідно з методом Езейнхауера можна швидко розібратися зі списком справ, якщо розподілити їх за категоріями. До слова, Дуайт Ейзенхауер був 34-м Президентом Сполучених Штатів, який керував штатами два терміни. Також він був президентом Колумбійського університету, першим Головнокомандувачем NATO і приділяв достатньо часу своїм хобі – гольфу та малюванню. Погодьтеся, звучить досить продуктивно.

Таблиця Ейзенхауера

Принципи тайм-менеджменту за таблицею Ейзенхаура. Слід розподілити список задач за 4 категоріями:

• Термінові,  важливі (задачі, що вимагають негайного вирішення).
• Важливі, нетермінові (задачі, які потрібно вирішити але можна пізніше).
• Термінові, неважливі (задачі, які можна/варто делегувати іншим).
• НЕтермінові, НЕважливі (задачі, які треба видалити).

Для наочності після розподілу завдань, кожен з блоків можна виділити кольором. Так мозок буде краще розуміти, що людині потрібно зробити терміново, а що може почекати.

Вправа на тайм-менеджмент

Особистий тайм-менеджмент однозначно важлива навичка. Тож якщо у вас не має натхнення малювати схеми, виконайте просту вправу, яка допоможе керувати часом в особливо напружених ситуаціях чи наприклад, для розв’язання побутових питань.

• Виберіть задачу, яку потрібно розв’язати.
• Установіть таймер на 25 хвилин, зосередьтеся та виконуйте необхідну роботу без відволікань.
• Після того, як 25 хвилин закінчаться, зробіть перерву на 5 хвилин.
• Повторіть попередні два завдання по 2-4 рази за потреби.
• Після 4 разів зробіть перерву на півгодини.

Щоб керувати часом, необхідно постійно пробувати різні методики. Комусь зручно розподіляти завдання за категоріями, комусь потрібно фізично завести будильник для того, щоб виконати задачу по таймеру, а декому допомагають звичайні трекери для будь-яких справ. Головне постійно пробувати, тільки так ви зможете обрати для себе максимально ефективний інструмент.